Comment choisir un fournisseur canadien de signature électronique

Où vivent les données et les sauvegardes

Demandez où sont conservés les documents, les sauvegardes et la piste d’audit, et où vont les noms et les adresses courriel des signataires. Notre guide sur le lieu de conservation des documents signés énumère les questions et les règles qui les fondent.

Plusieurs fournisseurs, dont DocuSign, offrent une région d’hébergement au Canada. Demandez si elle s’applique à votre forfait ou à votre compte, et quelles données en sortent quand même.

Deux règles à garder en tête : vous restez responsable des renseignements personnels que vous confiez à un fournisseur aux fins de traitement (LPRPDE, annexe 1, article 4.1.3), et au Québec, une entreprise doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant de communiquer un renseignement personnel à l’extérieur du Québec (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, art. 17).

Qui possède et exploite le service

Un centre de données au Canada et une entreprise canadienne sont deux faits distincts. Demandez à qui appartient le fournisseur, qui exploite le service au quotidien et quelles autres entreprises (sous-traitants) traitent vos données.

Demandez aussi si le lieu d’hébergement est inscrit à votre contrat, ou seulement décrit comme le fonctionnement actuel du service.

La signature en français et en anglais

Vérifiez que les signataires peuvent lire les écrans de signature, le consentement à la signature électronique et les courriels en français comme en anglais, et choisir leur langue.

Au Québec, un contrat d’adhésion doit d’abord être remis en français (Charte de la langue française, art. 55). Pour un contrat conclu au moyen d’un site Web ou d’une application, l’Office québécois de la langue française indique que l’obligation est remplie si les clauses types en français sont remises à l’adhérent, ou si le moyen technologique est offert en français et que la version française du contrat y est accessible.

Un écran de signature en français ne rend pas le contrat français : c’est la version française du contrat lui-même que demande la Charte.

La preuve qui vous reste

Si une signature est contestée, la partie qui invoque le document doit établir qu’il est bien ce qu’il paraît être, et son intégrité peut se démontrer par celle du système qui l’a conservé (Loi sur la preuve au Canada, art. 31.1 et 31.2; Loi sur la preuve de l’Ontario, art. 34.1). Au Québec, la signature apposée à un document technologique est opposable au signataire lorsque l’intégrité du document est assurée et que le lien entre la signature et le document est maintenu depuis la signature (Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information, art. 39).

Comparez donc ce qui vous reste à la fin : le PDF terminé, un certificat qui énumère les étapes de chaque signataire, un historique des événements qui révèle toute modification, et la possibilité de tout télécharger vous-même.

Les contrôles d’identité

Un lien envoyé par courriel est le point de départ habituel. Demandez quels contrôles s’y ajoutent, comme un code d’accès que l’expéditeur transmet séparément au signataire, un code envoyé par message texte ou la vérification d’une pièce d’identité délivrée par un gouvernement, et ce que chacun ajoute au dossier.

Selon certaines lois provinciales, les documents désignés par règlement exigent une signature qui permet d’identifier la personne de façon fiable (Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario, par. 11(3); Electronic Transactions Act de l’Alberta, par. 16(2)).

Les évaluations de sécurité

Demandez quelles évaluations de sécurité indépendantes le fournisseur peut communiquer, comme un rapport SOC 2 ou un certificat ISO/IEC 27001, et ce que chacune couvre.

Le prix et les forfaits

Bien des services de signature électronique sont vendus par utilisateur, avec des fonctions réparties entre les forfaits. Calculez le coût pour votre propre volume, et vérifiez quel forfait comprend chaque fonction dont vous avez besoin, y compris la région d’hébergement au Canada.

Les intégrations

Dressez la liste des systèmes auxquels le service doit se relier. Certains fournisseurs offrent un vaste catalogue d’intégrations prêtes à l’emploi; d’autres offrent une API que votre équipe ou un partenaire relie. Vérifiez ce dont vous avez besoin avant de choisir.