Guides
Des réponses claires sur la signature électronique.
De courtes réponses sur la signature électronique au Canada. Ce que dit la loi dans chaque province et au Québec, ce que cela change pour les courtiers, l’immobilier et les petites entreprises, où sont conservés les documents signés, et comment choisir ou changer de fournisseur. Chaque guide donne les sources sur lesquelles il s’appuie.
La signature électronique est-elle légale au Canada?
Oui, dans la plupart des cas. Chaque province et chaque territoire a une loi sur les documents électroniques, et la plupart de ces lois prévoient qu’une signature électronique satisfait à l’exigence légale d’une signature; la loi fédérale sur les documents électroniques (LPRPDE) fait de même pour les lois fédérales qu’elle énumère. Certains documents sont exclus, comme les testaments et les procurations visant les finances ou les soins d’une personne, et la liste varie d’une province à l’autre.
La signature électronique au Québec : ce que la loi demande
Le Québec reconnaît la signature électronique. Sa loi sur le cadre juridique des technologies de l’information permet d’apposer une signature au moyen de tout procédé qui satisfait à la définition du Code civil, et un document technologique dont l’intégrité est assurée a la même valeur juridique qu’un document papier. Certains actes doivent encore être faits devant notaire, une entreprise ne peut communiquer des renseignements personnels hors du Québec qu’après une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, et un contrat d’adhésion doit d’abord être remis en français.
Où sont conservés mes documents signés?
Les documents signés sont conservés là où votre fournisseur, ou le nuage qu’il utilise, les garde, et ce n’est pas toujours au Canada. La LPRPDE n’interdit pas de traiter des renseignements personnels à l’étranger, mais vous en restez responsable et devez en informer les personnes; le Québec exige d’une entreprise une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée avant qu’ils ne quittent la province. Certaines règles du secteur public, comme en Nouvelle-Écosse, exigent le stockage au Canada : demandez à tout fournisseur où sont gardés les documents, les sauvegardes et les pistes d’audit.
Comment choisir un fournisseur canadien de signature électronique
Comparez les fournisseurs sur les faits qui comptent au Canada : où sont conservés les documents, les sauvegardes et les pistes d’audit, qui possède et exploite le service, si l’on peut signer en français et en anglais, quelle preuve vous reste à la fin, quels contrôles d’identité sont offerts et ce que cela coûte. Plusieurs fournisseurs, dont DocuSign, offrent un hébergement au Canada; demandez ce qui s’applique à votre forfait ou à votre compte. Obtenez les réponses par écrit et comparez-les à vos propres obligations légales.
La LPRPDE et la signature électronique
La LPRPDE, la loi fédérale sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, comporte deux parties qui comptent lorsque vous utilisez la signature électronique. La partie 1 fixe les règles qu’une entreprise doit suivre lorsqu’elle utilise un service de signature électronique : un consentement valable, des mesures de sécurité, la responsabilité à l’égard des renseignements qu’un fournisseur traite pour elle et la transparence sur ses pratiques. La partie 2 permet aux documents et aux signatures électroniques de satisfaire aux exigences de papier prévues dans les lois fédérales, mais seulement pour les lois inscrites à ses annexes, et certains usages exigent une « signature électronique sécurisée » fondée sur des certificats numériques.
La Loi 25 pour les petites entreprises qui utilisent la signature électronique
Oui, la Loi 25 s’applique aux petites entreprises du Québec, et un outil de signature électronique touche la plupart de ses règles. Par défaut, la personne ayant la plus haute autorité dans votre entreprise est responsable de la protection des renseignements personnels, et son titre et ses coordonnées doivent être publiés. Vous devez aussi consigner chaque incident de confidentialité, déclarer ceux qui présentent un risque de préjudice sérieux, évaluer les facteurs relatifs à la vie privée avant que des renseignements personnels sortent du Québec, publier une politique de confidentialité si vous recueillez des renseignements par un moyen technologique et demander le consentement en termes simples et clairs.
Signer en français : ce qu’exige la Charte de la langue française
La Charte de la langue française, telle que modifiée par la Loi 96, exige que les contrats d’adhésion et les documents qui s’y rattachent soient rédigés en français, et depuis le 1er juin 2023, les parties ne peuvent être liées par une version dans une autre langue que si telle est leur volonté expresse après la remise de la version française à l’adhérent. Les consommateurs ont aussi le droit d’être informés et servis en français, et les factures et les reçus doivent être rédigés en français. Pour une signature électronique, cela veut dire envoyer d’abord la version française, offrir des invitations et des pages de signature en français, et conserver la trace de tout choix exprès d’une autre langue.
La signature électronique pour les courtiers d’assurance au Canada
Oui, un courtier peut généralement faire signer les propositions et d’autres documents d’assurance par voie électronique. Les lois provinciales sur le commerce électronique, comme la Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario et l’Electronic Transactions Act de la Colombie-Britannique, permettent à une signature électronique de satisfaire à une exigence légale de signature, et l’Autorité des marchés financiers (AMF) précise que son encadrement n’interdit pas les signatures électroniques. Avant de passer au numérique, obtenez le consentement de chaque client, assurez-vous que les clients signent eux-mêmes, vérifiez que chaque assureur accepte la signature électronique et repérez les documents et les avis soumis à des règles particulières.
La signature électronique dans les transactions immobilières au Canada
Dans la plupart des provinces, oui : une convention d’achat-vente peut être signée par voie électronique, mais chaque province fixe ses propres conditions. La Loi de 2000 sur le commerce électronique de l’Ontario s’applique aux conventions de vente depuis le 1er juillet 2015, l’organisme de réglementation de la Colombie-Britannique estime qu’un contrat d’achat et de vente électronique peut être exécutoire, les organismes de réglementation du Québec et de la Saskatchewan ont leurs propres règles pour les documents immobiliers signés électroniquement, et la loi manitobaine sur les services immobiliers permet les offres d’achat électroniques depuis 2022. Les documents qui doivent être enregistrés pour transférer un droit sur un bien-fonds suivent souvent des règles distinctes, et lorsque nous n’avons pas pu vérifier la position d’une province, renseignez-vous auprès de votre organisme de réglementation.
Passer de DocuSign à Maple eSign
Exportez d’abord ce dont vous avez besoin dans DocuSign : les documents terminés avec leur certificat de réalisation, la liste de vos enveloppes et vos modèles. Maple eSign n’offre pas d’importation depuis DocuSign; vous recréez donc chaque modèle à partir de son PDF : la détection des champs propose des champs pour cinq types courants (signature, initiales, date, texte et case à cocher), et les autres types de champs doivent être placés à la main. Conservez vos exportations DocuSign dans vos propres dossiers aussi longtemps que vos règles de conservation l’exigent, et ne fermez l’ancien compte qu’après les avoir vérifiées.